コラム

試験運営には、準備段階から試験後の処理まで、幅広い業務が必要になります。この膨大な業務を委託（アウトソーシング）できるのが、試験運営代行会社です。試験の立ち上げ当初は社内で対応する場合も、試験の規模が拡大すると業務が追いつかなくなり、社内対応が限界を迎えることも多いので、そのような場合は試験運営のアウトソーシングを検討しましょう。今回は、試験運営を委託するメリットについて解説します。

これらの業務以外にも細かな調整や手配など、とにかく手間がかかり、莫大なリソースが必要になるのが試験運営です。受験者数が増え、規模が大きくなるほど、会場やスタッフの確保や受験者管理が難しくなります。

試験運営をアウトソーシングすると、これらの運営業務の多くから解放されます。試験会場やスタッフを確保する必要はなく、事前準備から試験後の処理までを委託できるので、試験運営にかかる社内リソースを大幅に削減することができます。

試験運営業務を特定のスタッフで担当していると、その担当者がいないと業務が回らないという属人化につながります。

属人化はデメリットが多いと言われています。例えば担当者の業務の進め方や品質に問題があっても、指摘できる人がいません。業務がブラックボックス化して、正当な評価をしづらくなる側面もあります。また、担当者が病気で休職したり、都合で退職したりした場合は、業務停滞が起きるリスクもあります。

アウトソーシングを導入することで業務フローが整理・可視化され、全体に共有されることになるので、属人化を防ぐことができます。

試験運営のノウハウを持つ人材は決して多くありません。その点、試験運営代行会社は、豊富な経験と実績を持つプロフェッショナルです。試験運営に必要な専門的な知識やノウハウを持つ人材が、試験運営に携わってくれるのは、大きなメリットです。

専門的なノウハウがあるからこそ、試験運営に関する細かなポイントまでフォローしてもらえますし、こちらの新たなニーズにも対応してもらえます。また、今後はAIなど先進技術を使って試験方式も変わっていくことが考えられますが、試験運営代行会社は新たな試験方式やサービスについての情報にも精通しています。今後、試験を進化させて価値を上げていくためにも、試験運営代行会社の専門的な知識やノウハウを活用していくことが必要です。

試験運営を委託すると、試験運営代行会社に支払うコストが発生します。このコストがネックになり、外部委託を決断できないケースも多々見受けられます。

しかし、試験運営の業務は膨大なので、多くの社員のリソースが奪われています。人手が足りなくなり、新たにスタッフを採用しても、戦力になるまで育てるには時間と手間が必要になります。会場費や当日の外部スタッフにかかる費用も積み上げれば大きな金額です。

結果的に、内製化したときに比べてアウトソーシングしたほうが費用対効果が高くなると考えられます。社内で試験運営を行う場合は、たとえ派遣社員や契約社員であっても、業務量が少ない時期でも固定の人件費がかかります。アウトソーシングすれば、業務に応じたコストがかかるだけなので、無駄なコストが必要ないこともメリットです。