コラム

試験運営をアウトソーシングするメリットとは?

2024年05月16日
  • CBT
  • 試験運営

試験運営には、準備段階から試験後の処理まで、幅広い業務が必要になります。この膨大な業務を委託(アウトソーシング)できるのが、試験運営代行会社です。試験の立ち上げ当初は社内で対応する場合も、試験の規模が拡大すると業務が追いつかなくなり、社内対応が限界を迎えることも多いので、そのような場合は試験運営のアウトソーシングを検討しましょう。今回は、試験運営を委託するメリットについて解説します。

1.試験運営業務にかかるリソースを削減できる。

試験運営には膨大な業務が発生します。例えば、以下のような業務が必要になります。

試験準備時
  • 試験概要や詳細の決定
  • 会場手配
  • 当日のスタッフ手配、配置の検討
  • 試験申し込み受付
  • 受験者の会場割り振り、受験票の送付など事務業務
  • 当日のワークフローやマニュアルの策定
  • 試験問題作成
  • 問い合わせ対応
試験実施時
  • 受付・会場案内
  • 試験監督
  • 試験問題や事務用品の手配
  • セキュリティ対策
試験実施後
  • 採点・合否通知
  • 分析処理
  • 受験者のステイタス管理

これらの業務以外にも細かな調整や手配など、とにかく手間がかかり、莫大なリソースが必要になるのが試験運営です。受験者数が増え、規模が大きくなるほど、会場やスタッフの確保や受験者管理が難しくなります。

試験運営をアウトソーシングすると、これらの運営業務の多くから解放されます。試験会場やスタッフを確保する必要はなく、事前準備から試験後の処理までを委託できるので、試験運営にかかる社内リソースを大幅に削減することができます。

2.コア業務に集中できる。

試験主催者の本来の仕事は、細かな運営業務ではありません。試験の知名度を上げて受験者を増やし、試験の価値を高めていくマーケティングや広報活動です。さらに、試験のクオリティ管理も大切な仕事です。しかし、試験の運営業務に忙殺されていると、これらのコア業務にかける時間がなくなってしまいます。

試験運営をアウトソーシングすることで、本来のコア業務に集中することができます。

3.業務の属人化を防ぐ。

試験運営業務を特定のスタッフで担当していると、その担当者がいないと業務が回らないという属人化につながります。

属人化はデメリットが多いと言われています。例えば担当者の業務の進め方や品質に問題があっても、指摘できる人がいません。業務がブラックボックス化して、正当な評価をしづらくなる側面もあります。また、担当者が病気で休職したり、都合で退職したりした場合は、業務停滞が起きるリスクもあります。

アウトソーシングを導入することで業務フローが整理・可視化され、全体に共有されることになるので、属人化を防ぐことができます。

4.試験運営の専門的な知見を活用できる。

試験運営のノウハウを持つ人材は決して多くありません。その点、試験運営代行会社は、豊富な経験と実績を持つプロフェッショナルです。試験運営に必要な専門的な知識やノウハウを持つ人材が、試験運営に携わってくれるのは、大きなメリットです。

専門的なノウハウがあるからこそ、試験運営に関する細かなポイントまでフォローしてもらえますし、こちらの新たなニーズにも対応してもらえます。また、今後はAIなど先進技術を使って試験方式も変わっていくことが考えられますが、試験運営代行会社は新たな試験方式やサービスについての情報にも精通しています。今後、試験を進化させて価値を上げていくためにも、試験運営代行会社の専門的な知識やノウハウを活用していくことが必要です。

5.受験生に安心して受験できる環境を提供できる。

急な体調不良などで受験日を変更する必要があったり、当日に地震や大雪などの天災が起こったり、受験にはさまざまなトラブルが起こります。経験豊富な試験運営代行会社に運営を委託していれば、受験日の振替などスムーズな対応ができるので、受験生が安心して受験できます。

また、日本全国に多くの会場を持ち、どこでも同一の条件で試験ができるような環境を整えている試験運営代行会社を選べば、試験の公平性が担保され、受験生はさらに安心することができます。試験運営が安定していれば、試験の価値が上がり、受験者数の増加も見込めます。

6.人件費などのコストを削減できる。

試験運営を委託すると、試験運営代行会社に支払うコストが発生します。このコストがネックになり、外部委託を決断できないケースも多々見受けられます。

しかし、試験運営の業務は膨大なので、多くの社員のリソースが奪われています。人手が足りなくなり、新たにスタッフを採用しても、戦力になるまで育てるには時間と手間が必要になります。会場費や当日の外部スタッフにかかる費用も積み上げれば大きな金額です。

結果的に、内製化したときに比べてアウトソーシングしたほうが費用対効果が高くなると考えられます。社内で試験運営を行う場合は、たとえ派遣社員や契約社員であっても、業務量が少ない時期でも固定の人件費がかかります。アウトソーシングすれば、業務に応じたコストがかかるだけなので、無駄なコストが必要ないこともメリットです。

まとめ

試験運営は煩雑で膨大な業務が発生します。試験運営代行会社に業務をアウトソーシングすることで、業務の負荷を削減して、本来のコア業務に集中することができます。また、近年は紙による集合試験(PBT)から、コンピューターを利用して試験を実施することが増えています。試験運営のアウトソーシングを検討する際は、会場に集合してコンピューターに配信される問題に回答するCBT試験、会場を問わず自宅などでオンライン試験を実施するIBT試験を扱っている試験運営代行会社に相談することをおすすめします。

試験運営代行会社にアウトソーシングする際は、試験会場の数やセキュリティ対策などをしっかりチェックしましょう。コラム「CBT運営代行会社の選び方は?必ずチェックしたい7つのポイント」で細かく解説していますので、参考にしてください。

プロメトリックは、試験会場数と品質、セキュリティなどに強みがあり、申込みから分析まで一括対応できる体制を整えています。世界180カ国で行われている世界水準の試験運営で、受験者も安心して受験できる環境を提供します。

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